Lean-toiminnalla tyytyväisempiä asiakkaita ja tehokkaampia prosesseja

LEANilla tunnistetaan prosessin hukat ja keskitytään virtauksen maksimointiin. Kuulostaa teollisuusyrityksen tuotantoprosessilta, mutta sopii mille tahansa tuote- tai palveluorganisaatiolle, joka haluaa saada tyytyväisempiä asiakkaita, tehdä enemmän tulosta ja hukata vähemmän aikaa. Mitä Lean on, mitä se tarkoittaa käytännössä ja kenelle se sopii?

Lean on ollut alun perin valmistuskonsepti. Sen juuret ovat Japanissa, jossa Toyota Motor Corporationin johto antoi päätuotantoinsinööri Taiichi Ohnolle tehtäväksi parantaa yrityksen tuottavuutta. Pääomasta oli pulaa ja konekanta oli vanhanaikaista, joten Ohnon piti keksiä keinot, joilla voitaisiin tehdä enemmän vähemmällä. Näiden ajatusten ja mallien syventymisen myötä alkoi Toyotan maailmanlaajuinen menestystarina.

Lean on asiakaslähtöisen prosessijohtamisen malli: keskitytään niihin asioihin, jotka tuottavat asiakkaalle arvoa ja joista asiakas on valmis maksamaan. Todellisessa elämässä tuhlaantuu paljon aikaa erilaisiin välivaiheisiin, ennen kuin valmis tuote tai palvelu on asiakkaalla. Tuote- tai tuotantoyrityksessä tavaroita siirrellään, varastoidaan, odotellaan, saatetaan yliprosessoida, valmistaa liikaa tai liian vähän, tai osa tuotteista on viallisia. Alihankintaketjut eivät välttämättä toimi sujuvasti. Palveluyrityksissä voi olla aivan samanlaista ajanhukkaa, kun palvelutuotteita kehitetään ja tuotetaan asiakkaille. Ne voivat silloin liittyä vaikkapa tietojärjestelmiin, tiedon kulkuun ja sisäisten prosessien tehottomuuteen. Mistään näistä välivaiheista asiakas ei ymmärrettävästi halua maksaa. Siksi hukat kannattaa minimoida ja poistaa.

Lean sopii kaikille organisaatioille toimialasta riippumatta

Lean keskittyy asiakasarvon maksimointiin. Itse arvoa tuottavaa työtä ei välttämättä tarvitse tehdä ripeämmin, vaan pyritään löytämään eri vaiheiden välillä olevat hukat, kun tuote tai palvelu siirtyy prosessissa eteenpäin. Lean perustuukin virtauksen maksimointiin, läpimenoajan lyhentämiseen ja hukan eli tuhlatun ajan, materiaalin, energian ja mm. ylimääräisen tilan ja varastojen poistamiseen. Parhaimmissakin yrityksissä tyypillinen asiakasarvoa tuottava osuus kokonaisläpimenoajasta on vain 25 prosentin luokkaa. Lean on enemmän toimintakulttuuri ja ajattelutapa, kuin työkalu. Siksi se sopii toimialoista riippumatta kaikille yrityksille ja julkishallinnon organisaatioille, jotka haluavat tehostaa toimintaansa ja sujuvoittaa prosessejaan, ja joille korkea laatu, lyhyet toimitusajat ja hyvä kannattavuus ovat tärkeitä.

– Oleellista on ymmärtää, miten oman organisaation prosessi toimii ja löytää sieltä parannuskohteet, Amiedun koulutuspäällikkö Esa Heikkinen kiteyttää. – Tämä vaatii toiminnan ja prosessien analysointia, ongelmien tunnistamista ja niiden poistamista kokonaisuuden kannalta optimaalisesti. Pyritään korjaamaan lopullinen vian aiheuttaja eikä vain oiretta. Henkilöstön kehittäminen ja osallistuminen kehitysprosessiin on oleellisen tärkeää, jotta oikeat ongelmakohdat löytyvät ja kaikkien kyvyt ja ideat saadaan käyttöön. Mitkään menetelmät eivät yksinään ratkaise ongelmia, vaan ihmiset ovat avainasemassa. Aina löytyy parannuskohteita, ja Lean onkin jatkuvaa parantamista.

Kun prosessit tehostuvat, yritys parantaa tuottavuuttaan ja tulostaan. Asiakkaan kokema arvo ja asiakastyytyväisyys kasvavat. Sujuvat prosessit ovat myös kilpailuetu, kun yritys kilpailee asiakkaista sekä hyvistä ja tyytyväisistä työntekijöistä.
Kilpailuetua käytännönläheisesti

Amiedun tämänhetkiseen Lean-valikoimaan kuuluvat Läpimenoajan lyhentäminen ja Lean Six Sigma Green Belt –koulutukset, sekä yrityksille tarjottavat projektipalvelut. Kohderyhminä ovat mm. teolliset yritykset, palveluyritykset ja julkinen sektori, ja niissä organisaatioiden johto, kehitysjohtajat ja -päälliköt sekä prosessinomistajat, joiden vastuulla on tuottavuuden ja asiakastyytyväisyyden kehittäminen. Keväällä 2015 on tulossa viiden päivän pituinen Lean-koulutus, joka keskittyy mm. käytännönläheiseen ongelmanratkaisuun.

– Olemme toteuttaneet myös suurille yrityksille heidän tarpeisiinsa räätälöityjä koulutuksia, Esa Heikkinen kertoo. – Meillä on kokeneet kouluttajat ja vahvat kumppanit tällä alueella. Eräs yrityksistä kouluttaa koko yli sadan hengen henkilöstönsä. Teoriatiedon lisäksi heillä perehdytään hukan muotojen tunnistamiseen. Koulutukset ovat hyvin käytännönläheisiä, ja löydökset ja tulokset saadaan nopeasti käyttöön.

Ajansäästämisen hyödyt voi laskea suoraan euroina

Autojen tuotannossa kaikki valmistajat ovat enemmän tai vähemmän Lean-organisaatioita, ja ylipäätään valmistavassa teollisuudessa se tunnetaan jo hyvin.

– Valveutuneimmat pankki- ja rahoitusalan, terveydenhuolto- ja sairaanhoitoalan organisaatiot soveltavat Leanin periaatteita, Esa Heikkinen lisää. – Muilla aloilla tunnettuus lienee heikompaa. Monet alat voivat hyötyä Lean-mallista, mutta eivät joko tunnusta tai halua puhua siitä Leaninä, vaan asioiden kehittämisenä. Vähittäiskaupan alalla monet toimijat ovat Leaniä jo toimintansa luonteen vuoksi. Itse asiassa Toyota sai alkuperäisen inspiraationsa toimintamallin kehittämiseen havainnoidessaan amerikkalaisen supermarketin tehokkuutta.

Leanistä olisi paljon hyötyä muuallakin. Monilla työpaikoilla kuluu aikaa vaikkapa turhiin palavereihin, tietotekniikkaongelmien kanssa taisteluun ja tehottomien prosessien aiheuttamaan turhaan työhön. Tämä kaikki maksaa ja turhauttaa, eikä tuo asiakkaalle arvoa. Prosessien läpimenoaikojen lyhenemisen hyödyt voi suoraan laskea euroina. Olisiko Lean yksi keinoista, joilla Suomen tuottavuus saataisiin nousuun?

Teksti: Raija Törnvall
Kuva: Juri Puhakka